Особенности проекта обследования

Закрыт очередной проект. Проект обследования банка по ценным бумагам, депозитарию, производным инструментам. С одной стороны проекты обследования легче, чем проекты внедрения, на выходе получаем большой талмуд и все дела. Но с другой стороны мне же потом это и внедрять  :)
В этой заметке хочу описать определенные особенности присущие проектам обследования. Возможно, кому-то они покажутся давно известными вещами, а кому-то будет полезно. На последнюю аудиторию и рассчитана данная заметка.
Главной особенностью проекта является сложность проверки качества результата. В проектах внедрения все достаточно просто система или запущена или не запущена, конечно, с учетом ограничений проекта. В проектах обследования результатом является документ «Результаты обследования» (РО, в других компания может называться по-другому) утвержденный банком. Это предполагает в свою очередь, что банк прочел документ, понял, что в нем изложено и согласен с этим. Здесь кроется риск того, что один и тот же текст по-разному могут пониматься исполнителем и заказчиком, поэтому РП должен обеспечить максимальную четкость изложения информации. Давайте посмотрим, за счет чего достигается:
1. Иметь шаблон, в котором, проработана структура разделов, максимально подробно описываются данные разделы. Состав и количество разделов должно быть достаточным для полного изложения необходимой информации накопленной во время обследования.
2. Согласовать шаблон с банком, перед началом работ или параллельно началу сбора информации.ы
3. Привлечь к внутреннему согласованию, специалиста не участвующего в проекте, но имеющего большой опыт в данной предметной области (бизнес-эксперт). Его экспертиза может существенно снизить риски белых пятен и способствовать повышению качества РО.
4. Если в компании имеется список бизнес-процессов по каждому направлению (зависит от зрелости компании), то РП обязан контролировать вхождение каждого бизнес-процесса в РО в соответствии с данным списком.

Следующей задачей РП должен быть процесс, результатом которого будет ясное понимание списка доработок (настроек и т.д.) возникших в процессе адаптации дистрибутива к бизнесу заказчика. Список доработок это полный перечень необходимых работ по модификации дистрибутива, для его приведения в состояние годное для внедрения у заказчика. Список обязательно должен включать трудоемкость задачи, и описание результата получаемого на выходе. 
Задача РП проконтролировать, что все доработки, обозначенные по тексту РО, нашли свое отражение в списке и наоборот. Обязательным считаю привлечение специалистов внедрения для экспертной оценки трудоемкости работ обозначенных в списке. Желательно также данный список проработать с производственными подразделениями, вполне вероятно, что часть доработок снимутся с внедренцев и войдут в состав дистрибутива (последнее верно для тех компаний, где есть разделение дистрибутива и клиентских доработок).

Еще один вопрос, возникающий в ходе проекта обследование это различие точек зрения между различными подразделениями, а зачастую между прошлой точкой и сегодняшней одного и того же специалиста. Данная ситуация приводит к ряду проблем:
1. Затягивание сроков обследование и появление дополнительных трудозатрат исполнителя.
2. Выявление такого рода несоответствий на этапе согласование приводят к затягиванию согласования, а в худшем случае и отказе заказчика от результата работы.
3. Выявление же несоответствий на этапе внедрения приводят к увеличению сроков внедрения и опять таки в худшем случае остановки внедрения.
Для решения данной задачи, я использую следующие способы:
1. Обязательное фиксирование результата встреч на бумаге с подписью всех участников.
2. При обсуждении процессов затрагивающих несколько подразделений, на встрече должны присутствовать ответственные лица всех данных подразделений.
3. Все неоднозначные моменты выявление в ходе интервью, и нерешенные сразу, должны фиксироваться в отдельном списке и по каждой из них добиваться от заказчика определенности. Если же проблема не решается, то выносить её за рамки проекта, зачастую заказчик идет на изменение рамок проекта, чтобы не тормозить процесс.
4. На листе согласований РО должны присутствовать подписи всех участников со стороны заказчика. Обычно это серьезно повышает качество работы специалиста. Главное довести эту информацию в самом начале проекта  :(

Ну и напоследок, РП должен приложить все усилия, чтобы те, кто проводил обследование, в дальнейшем проводили и внедрение. Зачастую это основной мотивирующий фактор для специалиста сделать свою работу качественно.